Outlook : transformez un courriel en tâche pour ne plus oublier vos suivis
Un courriel demande une action, mais vous ne pouvez pas vous en occuper immédiatement? Évitez de le laisser dormir dans votre boîte de réception.
Vous ouvrez un courriel.
Il vous demande une petite action :
Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper maintenant.
Alors vous refermez le message en vous disant :
Puis arrivent cinq, dix ou vingt autres courriels…
Et votre suivi disparaît tranquillement dans votre boîte de réception.
Le truc : utilisez le drapeau de suivi
Outlook permet de marquer un courriel avec un drapeau.
Ce petit geste permet de distinguer un message simplement reçu d’un message qui demande encore une action de votre part.
Comment faire?
Dans Outlook, repérez le petit drapeau associé au message.
Selon la version d’Outlook que vous utilisez, vous pouvez également définir une échéance ou choisir quand effectuer le suivi.
Encore mieux : retrouvez vos courriels dans Microsoft To Do
Si votre organisation utilise Microsoft 365, les messages auxquels vous ajoutez un indicateur de suivi peuvent également être regroupés dans Microsoft To Do.
Dans Microsoft To Do, recherchez la liste associée aux courriels avec indicateur.
Vous pouvez alors retrouver au même endroit les messages qui nécessitent encore votre attention.
Un petit changement dans votre façon de gérer vos courriels
Au lieu de considérer votre boîte de réception comme une liste de choses à faire, vous pouvez distinguer deux types de messages :
Je lis le message. Aucune autre action n’est nécessaire.
Quelque chose doit encore être fait. J’ajoute un suivi.
📧 Un collègue vous envoie un document à vérifier
Vous recevez le document à 9 h 15, mais vous entrez en classe dans quelques minutes.
Plutôt que de laisser le message dans votre boîte en espérant vous en souvenir :
Lorsque vous consulterez vos suivis ou Microsoft To Do plus tard, le courriel sera toujours là comme tâche à accomplir.
Attention : ne mettez pas un drapeau partout!
Si tous vos messages deviennent prioritaires, plus aucun ne l’est vraiment.
Un message simplement important à conserver peut plutôt être classé dans un dossier ou retrouvé grâce à la recherche.
Une méthode simple en trois décisions
Je réponds et je passe au suivant.
Je lis, je classe ou je laisse le message être retrouvé par la recherche.
🚩 J’ajoute un indicateur de suivi.
Pourquoi est-ce utile?
L’objectif n’est pas nécessairement d’avoir une boîte de réception vide.
L’objectif est plutôt de ne plus dépendre de votre mémoire pour savoir quels messages demandent encore une action.
Votre système de tâches contient ce que vous devez faire.
🎯 Le truc à essayer cette semaine
Ouvrez votre boîte Outlook et repérez trois courriels pour lesquels vous devez encore faire quelque chose.
Ajoutez-leur un indicateur de suivi.
Si vous utilisez Microsoft To Do, ouvrez ensuite la liste des courriels avec indicateur.
La prochaine fois que vous vous direz « je répondrai à ça plus tard », ajoutez un drapeau plutôt que de compter sur votre mémoire.
